PROCEDIMIENTO DE DEBIDA DILIGENCIA

1.INTRODUCCIÓN

Mediante el presente procedimiento, y dando cumplimiento a lo previsto en el Capítulo X de la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia de Sociedades, modificado por la Circular Externa 100-000016 del 24 de diciembre de 2020, y a lo previsto en la Política de cumplimiento del SAGRILAFT, TODACO S.A.S (en adelante la “Empresa” o “Compañía”), establece las medidas de Debida Diligencia mínimas que serán aplicadas en el conocimiento de las Contrapartes con quienes realiza cualquier tipo de vinculación, tanto en lo que se refiere a las Debidas Diligencias Ordinarias como a las Debidas Diligencias Intensificadas.

Para determinar el alcance de dicho procedimiento, la Empresa ha utilizado un enfoque basado en el riesgo de acuerdo con la materialidad y sus características propias, teniendo en cuenta las operaciones, productos y contratos que lleva a cabo o pretenda desarrollar en el futuro, así como sus Contrapartes, países o Áreas Geográficas de operación y canales y demás características particulares.

2. ALCANCE

El presente Procedimiento es aplicable en todos los procesos en que la Empresa realice vinculaciones y actualizaciones de datos de los terceros con los que mantiene relaciones contractuales y/o comerciales.

3. OBJETIVO

El objetivo de este procedimiento es prevenir la materialización de los riesgos por LA/FT/FPADM identificando y verificando la identidad de las Contrapartes interesadas, sus antecedentes, información financiera, actividad económica y Beneficiarios Finales en caso de tratarse de Personas Jurídicas haciendo uso de las herramientas y fuentes con que disponga la Empresa, así como su Oficial de Cumplimiento.

4.DEFINICIONES

Para efectos de este Procedimiento, los términos que a continuación se relacionan deberán entenderse de acuerdo con el significado expuesto y atendiendo las necesidades que el contexto demanda. Adicionalmente, hacen parte de este Procedimiento, aquellos términos definidos en la Política de cumplimiento del SAGRILAFT.

ACCIONISTA: Es la persona natural que, actuando individual o conjuntamente, sea titular, directa o indirectamente, del cinco por ciento (5%) o más del capital o los derechos de voto de una persona jurídica, y/o se beneficie en un cinco por ciento (5%) o más de los rendimientos, utilidades o activo de la esta.

ÁREA GEOGRÁFICA: Es la zona del territorio en donde la Empresa desarrolla su actividad.

ACTIVO VIRTUAL: Es la representación digital de valor que se puede comercializar o transferir digitalmente y se puede utilizar para pagos o inversiones. Los activos virtuales no incluyen representaciones digitales de moneda fiat, valores y otros activos financieros que ya están cubiertos en otras partes de las Recomendaciones GAFI.

BENEFICIARIO FINAL: Es (son) la(s) persona(s) natural(es) que finalmente posee(n) o controla(n) a un cliente o a la persona natural en cuyo nombre se realiza una transacción. Incluye también a la(s) persona(s) que ejerzan el control efectivo y/o final, directa o indirectamente, sobre una persona jurídica u otra estructura sin personería jurídica. Son Beneficiarios Finales de la persona jurídica los siguientes:

I. Persona natural que, actuando individual o conjuntamente, ejerza control sobre la persona jurídica, en los términos del artículo 260 y siguientes del Código de Comercio.
II. Persona natural que, actuando individual o conjuntamente, sea titular, directa o indirectamente, del cinco por ciento (5%) o más del capital o los derechos de voto de la persona jurídica, y/o se beneficie en un cinco por ciento (5%) o más de los rendimientos, utilidades o activos de la persona jurídica.
III. Cuando no se identifique alguna persona natural en los numerales i) y ii), la persona natural que ostente el cargo de representante legal, salvo que exista una persona natural que ostente una mayor autoridad en relación con las funciones de gestión o dirección de la persona jurídica.

Son Beneficiarios Finales de un contrato fiduciario, de una estructura sin personería jurídica o de una estructura jurídica similar, las siguientes personas naturales que ostenten la calidad de:

I. Comité fiduciario, comité financiero o puesto similar o equivalente.
II. Fideicomisario(s), beneficiario(s) o beneficiarios condicionados.
III. Fiduciante(s), fideicomitente(s), constituyente(s) o puesto similar o equivalente.
IV. Cualquier otra persona natural que ejerza el control efectivo y/o final, o que tenga derecho a gozar y/o disponer de los activos, beneficios, resultados o utilidades.

CLIENTE: Es la persona natural o jurídica con quien las entidades vigiladas establecen relaciones de origen legal o contractual, para el suministro de productos o servicios, en desarrollo de su objeto social.

CONFIABILIDAD DE LA INFORMACIÓN: Garantía que se debe mantener durante toda la cadena de interacción con la información, con el propósito de cuidar la calidad de esta.

CONTRAPARTE: Es cualquier persona natural o jurídica con la que la Empresa tenga vínculos comerciales, de negocios, contractuales o jurídicos de cualquier orden. Entre otros, son contrapartes los asociados, empleados, clientes, contratistas y proveedores de Productos de la Empresa.

DEBIDA DILIGENCIA: Es el proceso mediante el cual la Empresa adopta medidas para el conocimiento de la Contraparte, de su negocio, operaciones, y Productos y el volumen de sus transacciones.

DEBIDA DILIGENCIA INTENSIFICADA: Es el proceso mediante el cual la Empresa adopta medidas adicionales y con mayor intensidad para el conocimiento de la Contraparte, de su negocio, operaciones, Productos y el volumen de sus transacciones.

EMPLEADOS: Personas naturales que prestan a la Empresa sus servicios personales mediante un contrato laboral.

LISTAS VINCULANTES: Son aquellas listas de personas y entidades asociadas con organizaciones terroristas que son vinculantes para Colombia bajo la legislación colombiana (artículo 20 de la Ley 1121 de 2006) y conforme al derecho internacional, incluyendo pero sin limitarse a las Resoluciones 1267 de 1999, 1373 de 2001, 1718 y 1737 de 2006, 1988 y 1989 de 2011, y 2178 de 2014 del Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas, y todas aquellas que le sucedan, relacionen y complementen, y cualquiera otra lista vinculante para Colombia (como las listas de terroristas de los Estados Unidos de América, la lista de la Unión Europea de Organizaciones Terroristas y la lista de la Unión Europea de Personas Catalogadas como Terroristas). La Superintendencia de Sociedades mantendrá en su página web un listado de las Listas Vinculantes para Colombia como una guía, sin que estas sean taxativas.

MATRIZ DE RIESGO LA/FT/FPADM: Es uno de los instrumentos que le permite a la Empresa identificar, individualizar, segmentar, evaluar y controlar los Riesgos LA/FT/FPADM a los que se podría ver expuesta, conforme a los Factores de Riesgo LA/FT/FPADM identificados.

MEDIDAS RAZONABLES: Son las acciones suficientes, apropiadas y medibles en calidad y cantidad para mitigar el Riesgo LA/FT/FPADM, teniendo en cuenta los riesgos propios de la Empresa y su materialidad.

OFICIAL DE CUMPLIMIENTO: Es la persona natural designada por la Empresa que está encargada de promover, desarrollar y velar por el cumplimiento de los procedimientos específicos de prevención, actualización y mitigación del Riesgo LA/FT/FPADM.

PROVEEDOR: Persona natural o jurídica que suministra bienes y servicios necesarios para el desarrollo de las actividades de la Empresa.

PEP: Significa personas expuestas políticamente, es decir, son los servidores públicos de cualquier sistema de nomenclatura y clasificación de empleos de la administración pública nacional y territorial, cuando en los cargos que ocupen, tengan en las funciones del área a la que pertenecen o en las de la ficha del empleo que ocupan, bajo su responsabilidad directa o por delegación, la dirección general, de formulación de políticas institucionales y de adopción de planes, programas y proyectos, el manejo directo de bienes, dineros o valores del Estado. Estos pueden ser a través de ordenación de gasto, contratación pública, gerencia de proyectos de inversión, pagos, liquidaciones, administración de bienes muebles e inmuebles. Incluye también a las PEP Extranjeras y las PEP de Organizaciones Internacionales.

PEP DE ORGANIZACIONES INTERNACIONALES: Son aquellas personas naturales que ejercen funciones directivas en una organización internacional, tales como la Organización de Naciones Unidas, Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos, el Fondo de las Naciones Unidas para la Infancia (UNICEF) y la Organización de Estados Americanos, entre otros (vr.gr. directores, subdirectores, miembros de junta directiva o cualquier persona que ejerza una función equivalente).

PEP EXTRANJERAS: Son aquellas personas naturales que desempeñan funciones públicas prominentes y destacadas en otro país. En especial, las siguientes personas: (i) jefes de estado, jefes de gobierno, ministros, subsecretarios o secretarios de estado; (ii) congresistas o parlamentarios; (iii) miembros de tribunales supremos, tribunales constitucionales u otras altas instancias judiciales cuyas decisiones no admitan normalmente recurso, salvo en circunstancias excepcionales; (iv) miembros de tribunales o de las juntas directivas de bancos centrales; (v) embajadores; (vi) encargados de negocios; (vii) altos funcionarios de las fuerzas armadas; (viii) miembros de los órganos administrativos, de gestión o de supervisión de empresas de propiedad estatal; (ix) miembros de familias reales reinantes; (x) dirigentes destacados de partidos o movimientos políticos; y (xi) representantes legales, directores, subdirectores, miembros de la alta gerencia y miembros de la Junta de una organización internacional (vr.gr. jefes de estado, políticos, funcionarios gubernamentales, judiciales o militares de alta jerarquía y altos ejecutivos de empresas estatales).

RIESGO LA/FT/FPADM: Es la posibilidad de pérdida o daño que puede sufrir una Empresa por su propensión a ser utilizada directamente o a través de sus operaciones como instrumento para el Lavado de Activos y/o canalización de recursos hacia la realización de actividades terroristas o el Financiamiento de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva, o cuando se pretenda el ocultamiento de activos provenientes de dichas actividades. Las contingencias inherentes al LA/FT/FPADM se materializan a través de riesgos tales como el Riesgo de Contagio, Riesgo Legal, Riesgo Operativo, Riesgo Reputacional y los demás a los que se expone la Empresa, con el consecuente efecto económico negativo que ello puede representar para su estabilidad financiera, cuando es utilizada para tales actividades.

RIESGO DE CONTAGIO: Es la posibilidad de pérdida que una Empresa puede sufrir, directa o indirectamente, por una acción o experiencia de una Contraparte.

RIESGO LEGAL: Es la posibilidad de pérdida en que incurre una Empresa al ser sancionada u obligada a indemnizar daños como resultado del incumplimiento de normas o regulaciones y obligaciones contractuales. Surge también como consecuencia de fallas en los contratos y transacciones, derivadas de actuaciones malintencionadas, negligencia o actos involuntarios que afectan la formalización o ejecución de contratos o transacciones.

RIESGO OPERATIVO: Es la posibilidad de incurrir en pérdidas por deficiencias, fallas o inadecuaciones, en el recurso humano, los procesos, la tecnología, la infraestructura o por la ocurrencia de acontecimientos externos. Esta definición incluye el Riesgo Legal y el Riesgo Reputacional, asociados a tales factores.

RIESGO REPUTACIONAL: Es la posibilidad de pérdida en que incurre una Empresa por desprestigio, mala imagen, publicidad negativa, cierta o no, respecto de la organización y sus prácticas de negocios, que cause pérdida de clientes, disminución de ingresos o procesos judiciales.

RIESGO INHERENTE: Es el nivel de riesgo propio de la actividad, sin tener en cuenta el efecto de los controles. RIESGO RESIDUAL: Es el nivel resultante del riesgo después de aplicar los controles.

5.CONSIDERACIONES

Todos los controles y monitoreos que se desprendan de los procedimientos de Debida Diligencia captan la información de fuentes independientes y confiables que le permiten a TODACO S.A.S analizar la viabilidad de mantener relaciones contractuales y/o comerciales con terceros.

De acuerdo con lo previsto en el numeral anterior, la Debida Diligencia corresponde a una investigación que le brinda a la organización un conocimiento previo de su cliente o contraparte. Este proceso se debe llevar a cabo de manera obligatoria antes de mantener relaciones contractuales y/o comerciales con terceros.

Para determinar su alcance, la Empresa utiliza un enfoque basado en el riesgo de acuerdo con la materialidad del riesgo al que está expuesta en el desarrollo de sus actividades y sus características propias, teniendo en cuenta específicamente las operaciones, productos y contratos que lleve a cabo o pretenda desarrollar, así como sus Contrapartes, países o Áreas Geográficas de operación y canales y demás características particulares.

En caso de no poder llevar a cabo la Debida Diligencia satisfactoriamente, la Empresa una vez establecida la relación comercial, deberá evaluar, de acuerdo con la Política de cumplimiento del SAGRILAFT, si debe continuar con la relación contractual y si es procedente realizar un Reporte de Operaciones Sospechosas (ROS) al respecto de la Contraparte.

Además del procedimiento llevado a cabo al momento de la vinculación, el monitoreo y la actualización del proceso de Debida Diligencia deberá hacerse con la periodicidad y regularidad establecidas por la Empresa, mínimo anualmente o cada vez que resulte necesario conforme a los cambios de las condiciones jurídicas y reputacionales de la Contraparte.

6.REGLAS GENERALES

La documentación exigida para la vinculación de Contrapartes será la definida conforme a lo estipulado en el respectivo a la Política de cumplimiento del SAGRILAFT de la Empresa y según el detalle previsto en el Anexo ‘Documentos mínimos requeridos’. Todos los documentos y anexos tramitados durante el proceso deben ser enviados al Oficial de Cumplimiento de forma electrónica y mediante archivos digitales. Sin perjuicio de lo anterior, la Compañía garantizará la custodia de los archivos físicos de acuerdo con la normatividad vigente, no obstante el Oficial de Cumplimiento conserve los soportes de la consulta de la respectiva Contraparte en listas restrictivas y bases de datos.

Todos los datos del formulario de conocimiento deben encontrarse diligenciados en su totalidad, incluyendo firma y huella del cliente (en caso de ser formulario físico). Cualquier campo faltante debe estar tachado o soportado por parte de la Contraparte. Si no se cumple esta regla general, el área de información lo devolverá.

No se recibirán documentos para vincular o actualizar Contrapartes que contengan tachones o enmendaduras. Adicionalmente, la información debe venir diligenciada por la Contraparte en un solo formato, es decir en computador o en letra imprenta.

7.DEBIDA DILIGENCIA

TODACO S.A.S., de forma previa al inicio de la relación contractual o legal, deberá haber cumplido con los procedimientos de Debida Diligencia que forman parte del SAGRILAFT, adjuntando para tal efecto los soportes exigidos o requeridos.

De igual manera, la vinculación de la Contraparte debe haber sido aprobada por el funcionario o persona encargada, de acuerdo con la Política de cumplimiento del SAGRILAFT. Si la Empresa no puede llevar a cabo la Debida Diligencia satisfactoriamente, deberá evaluar la pertinencia de iniciar o terminar la relación legal o contractual, así como también la procedencia de reportar la operación como sospechosa.

Adicionalmente, así la contraparte sea una Entidad Estatal se deben realizar los mismos procedimientos de Debida Diligencia sin excepción alguna respecto a la obligación que tienen las Empresas Obligadas de aplicar el régimen de autocontrol de los riesgos LA/FT/FPADM frente a Entidades Estatales con las que mantengan vínculos de cualquier naturaleza.

El vínculo contractual y/o comercial solo podrá establecerse una vez se cumpla, sin excepción, el proceso completo de conocimiento de la contraparte, el cual se encuentra constituido por los siguientes pasos:

7.1 Conocimiento de los clientes

Se debe conocer a los clientes con el propósito de prevenir que la Empresa, sea utilizada para realizar actividades ilícitas que puedan estar relacionadas con los riesgos LA/FT/FPADM, a través de los documentos exigidos en el Anexo ‘Documentos mínimos requeridos’.

7.2 Conocimiento de los proveedores y/o contratistas

La Empresa garantizará el conocimiento de los proveedores y/o contratistas y el cumplimiento de estos de los requisitos definidos en el presente procedimiento, a través de los documentos exigidos en el anexo documentos mínimos requeridos.

7.3 Conocimiento de los empleados

La Empresa garantizará el conocimiento de los empleados y el cumplimiento de estos de los requisitos definidos en el presente procedimiento, a través de los documentos exigidos en el Anexo “Documentos mínimos requeridos” para las personas naturales.

7.4 Formulario Único de Conocimiento de Clientes/Proveedores

Se debe diligenciar completamente el Formulario Único de Conocimiento de Cliente exigido por la Empresa, a través del cual el cliente reconoce y acepta la información en su contenido y asume el compromiso de actualizarlo por lo anualmente, o antes si la situación de lo amerita.

7.5 Documentos Anexos

Para los procesos de vinculación y actualización de la información de las Contrapartes, el funcionario encargado deberá validar que se encuentren todos los documentos anexos requeridos definidos en el Anexo ‘Documentos mínimos requeridos’, verificando que se encuentren vigentes, en caso contrario deberá exigir a la Contraparte la información completa manifestándole que el proceso que se adelante no continuara hasta que se tengan todos los soportes requeridos.

Tratándose de Personas Jurídicas, TODACO S.A.S. toma las Medidas Razonables para conocer la estructura de propiedad de sus Contrapartes con el fin de obtener el nombre y el número de identificación de los Beneficiarios Finales.

7.6 Análisis de Información Suministrada

El Formulario y los documentos anexos, serán validados por el encargado verificando la información suministrada, garantizando que todo lo consignado guarde relación con el objeto social de la contraparte. Si la información se encuentra en orden, esta deberá ser remitida al Oficial de Cumplimiento por medio de correo electrónico al canal de comunicación establecido para el efecto para continuar el proceso. Si el Oficial de Cumplimiento llegase a encontrar alguna irregularidad esta deberá ser notificada a TODACO S.A.S. con el concepto de cómo proceder

7.7 Consulta en listas Restrictivas

Una vez remitida la información de las Contrapartes, el Oficial de Cumplimiento, junto a su equipo de trabajo, deberá realizar la consulta en bases de datos y listas restrictivas de todos los terceros relacionados en los documentos suministrados, analizando la viabilidad de continuar con el proceso de vinculación o actualización.

Una vez realizado el análisis de los resultados el Oficial de Cumplimiento hará el reporte al solicitante, de las coincidencias encontradas con las observaciones correspondientes a las que haya lugar, dando la aprobación o rechazo al proceso según los resultados. El tiempo de respuesta dependerá de lo previsto en el Acuerdo de Niveles de Servicios diligenciado y firmado.

En el evento en que el Oficial de Cumplimiento identifique o verifique cualquier bien, activo, producto, fondo o derecho de titularidad a nombre o bajo la administración o control de cualquier país, persona o entidad incluida en estas Listas Vinculantes, de manera inmediata, deberá indicarlo a la Compañía y reportarlo a la UIAF y ponerlo en conocimiento de la Fiscalía General de la Nación.

La información se enviará a la UIAF a través del correo electrónico: cumplimientogafi67@uiaf.gov.co

7.8 Bases de Datos

TODACO S.A.S. tiene la obligación de construir una base de datos o cualquier otro mecanismo que le permita consolidar e identificar alertas presentes o futuras. Esta base de datos debe contener, como mínimo, el nombre de la Contraparte y su número de documento de identificación, sus datos de contacto, fecha del proceso de conocimiento o monitoreo de la Contraparte y Visto Bueno del Oficial de Cumplimiento, ya sea persona natural o jurídica; en casos de personas jurídicas debe incluirse el beneficiario final, el nombre del representante legal, el nombre de la persona de contacto, el cargo que desempeña.

Esta información deberá estar disponible por parte de la Compañía cuando esta sea requerida a reportar la información a la Superintendencia de Sociedades, en la oportunidad y condiciones que la autoridad lo establezca.

7.8.1 Base de datos contrapartes oficial de cumplimiento

El Oficial de Cumplimiento está encargado de llevar registro de las consultas realizadas junto con el resultado de estas. Esta Base no será compartida de forma directa a la Empresa. No obstante, el Oficial de Cumplimiento se obliga en caso de sustitución a compartir esta información al nuevo Oficial de Cumplimiento designado.

8. CONSIDERACIONES ADICIONALES SOBRE LA DEBIDA DILIGENCIA

8.1 Operaciones de efectivo.

La realización de operaciones en las que se maneje efectivo constituye un Factor de Riesgo LA/FT/FPADM. Por lo tanto, TODACO S.A.S tiene en cuenta las siguientes señales de alerta, para los casos de operaciones con efectivo:
Depósitos de efectivo en cuentas bancarias personales o de empresas a partir de fuentes sin explicar
Transporte oculto de efectivo
Documentación injustificada sobre, o no correspondan con, el origen o el propietario
Cantidad, valor o divisa no concordante con las circunstancias del portador
Riesgo claro de seguridad en el método de transporte
Gran aumento de facturación o ventas en efectivo procedentes de Contrapartes no identificables
Países con un alto nivel de corrupción y de inestabilidad política
Transporte con costos elevados en comparación con métodos alternativos de transporte
Facturación o ventas en efectivo no esperables en el sector económico
Préstamos del extranjero recibidos en efectivo y en moneda local
Estas operaciones deben ser informadas al Oficial de Cumplimiento, junto con la documentación de la Contraparte de acuerdo con el Anexo ‘Documentos Mínimos Requeridos’, con el fin de que este emita su concepto.

8.2 Transacciones con Activos Virtuales

Si determinado negocio involucra transacciones con Activos Virtuales, la Compañía se asegurará de contar con la identificación de la Contraparte (persona natural o jurídica con quien se realizará la operación), solicitando la información establecida en el Anexo ‘Documentos Mínimos Requeridos´. Adicionalmente, deberán documentarse los riesgos asociados identificados así como el tipo de Activos Virtuales utilizados. La Empresa podrá ser requerida a reportar estas transacciones a la Superintendencia de Sociedades, en la oportunidad y condiciones que dicha autoridad lo establezca.

9. DEBIDA DILIGENCIA INTENSIFICADA

El proceso de Debida Diligencia Intensificada implica un conocimiento avanzando de la Contraparte y su Beneficiario Final, así como del origen de los activos que se reciben, que incluye actividades adicionales a las llevadas a cabo en la Debida Diligencia.

Estos procedimientos son aplicados por TODACO S.A.S. en los siguientes casos para aquellas Contrapartes y sus Beneficiarios Finales que:
Sean identificadas como PEP.
Se encuentren ubicadas en países no cooperantes y jurisdicciones de alto riesgo. Para ello, la Empresa revisa permanentemente los países de mayor riesgo contenidos en los listados de GAFI de países no cooperantes y jurisdicciones de alto riesgo.
La empresa razonablemente considera que representan un mayor riesgo de acuerdo con la segmentación de sus factores de riesgo.
Actividades con Activos Virtuales con el objeto de identificar si las Contrapartes en estas operaciones y los Activos Virtuales per se representan un Riesgo LA/FT/FPADM.
Además de las medidas comunes de procedimiento de conocimiento de la Contraparte, TODACO S.A.S. debe, en el proceso de Debida Diligencia Intensificada:
Adoptar Medidas Razonables para establecer el origen de los recursos, las cuales consisten en comunicaciones directas con la Contraparte y el análisis de sus estados financieros.
Obtener la aprobación del representante legal o máximo órgano social según corresponda, para la vinculación o para continuar con la relación contractual.
Realizar un monitoreo continúo e intensificado de la relación contractual.

9.1.1 Entrevista

El área encargada evaluara la viabilidad de acuerdo con la materialidad de realizar entrevista presencial o remota junto con el equipo del Oficial de Cumplimiento a la contraparte con el objetivo de verificar como mínimo la siguiente información:
Propósito de la relación comercial, servicios y otras relaciones entre la empresa y el cliente
Pauta normal de uso de los servicios (Monto, frecuencia y tipo de operaciones que pretende realizar)
La coherencia entre las cifras de los activos, los pasivos, los ingresos y la actividad económica desarrollada por el cliente
La fuente origen de los recursos reportada por el cliente, la cual debe guardar relación con su actividad económica
Análisis más detallado de las Contrapartes que residan u operen en áreas geográficas de mayor riesgo
Análisis de las Contrapartes que por su tipo de actividad o reconocimiento público presenten mayor exposición al riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo
Se realizará una entrevista presencial al cliente o al Representante Legal, dejando constancia dentro del formulario de vinculación, sobre la persona que realizó la entrevista, la fecha y la hora en que se efectúo, así como los resultados de la misma, según los espacios que se destinan para esta finalidad en el formulario de vinculación.

9.1.2 Solicitud De Documentación Adicional (Personas Expuestas Políticamente)

La vinculación de Personas Expuestas Políticamente (PEP), solo podrán efectuarse con el visto bueno expreso de las personas que ostenten un cargo de jerarquía superior al que habitualmente realiza la aprobación, el listado de cargos se encuentra en el Anexo 2 del presente procedimiento.

Las Personas Expuestas Políticamente deberán, además, aportar:
Los nombres e identificación de las personas con las que tengan sociedad conyugal, de hecho, o de derecho.
Los nombres e identificación de sus familiares hasta segundo grado de consanguinidad, primero afinidad y primero civil
La existencia de cuentas financieras en algún país extranjero en caso de que tengan derecho o poder de firma o de otra índole sobre alguna
Los nombres e identificación de las personas jurídicas o naturales, patrimonios autónomos o fiducias

9.1.3 Análisis A Los Estados Financieros

Las contrapartes respecto de las cuales se realizan Debidas Diligencias Intensificadas estarán sujetas al análisis de su información financiera. Por esta razón, deben entregar los Estados Financieros de mínimo los últimos 5 años firmados por el Representante Legal y el Contador Público y/o Revisor Fiscal.

Este proceso será realizado por el equipo del Oficial de Cumplimiento en los términos previstos en el acuerdo de niveles de servicio.

9.1.4 Identificación De Los Beneficiarios Finales

La identificación de cada uno de los Beneficiarios Finales será indispensable para continuar con el proceso de vinculación y actualización de las contrapartes sobre la cuales se esté adelantando la Debida Diligencia Intensificada, por esta razón se debe realizar la gestión necesaria para conocer quiénes son la(s) persona(s) natural(es) que finalmente posee(n) o controla(n) a la contraparte o a la persona natural en cuyo nombre se realiza el vínculo contractual.

9.2 Servicios de Activos Virtuales

Para efectos de la Debida Diligencia Intensificada, se tendrán presentes las Contrapartes que realicen, para sí o en nombre de otra persona natural o jurídica, una o más de las siguientes actividades u operaciones iguales o superiores (individualmente o en conjunto) a cien (100) SMLMV:
Intercambio entre una o más formas de Activos Virtuales
Transferencia de Activos Virtuales
En general, servicios relacionados con Activos Virtuales
Custodia o administración de Activos Virtuales o instrumentos que permitan el control sobre Activos Virtuales
Participación y provisión de servicios financieros relacionados con la oferta de un emisor o venta de un Activo Virtual
Intercambio entre Activos Virtuales y monedas fiat
Que, a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior, hubieren obtenido Ingresos Totales iguales o superiores a tres mil (3.000) SMLMV o tenido Activos iguales o superiores a cinco mil (5.000) SMLMV
Estas contrapartes deberán cumplir con los procesos de DDI antes descritos.